プライバシーポリシー
1. 事業者
株式会社K-LINK（以下「当社」）は、医師・歯科医師の方からのご相談やご依頼に関連して取得する個人情報について、次のとおりご案内します。
あわせて、取得した情報の保管、外部サービスでの処理、第三者への提供についてもご案内します。
事業者名：株式会社K-LINK
代表者：代表取締役 宮﨑シンピルス
2. 取得する個人情報
当社は、次の情報を取得します。
- LINEまたはメールでのご相談：医療機関名、お名前、ご相談内容、LINEのアカウント情報またはメールアドレス
- ご登録（当社からお送りする登録用リンクの画面）：施設・先生・ご担当者に関する情報（お名前、ご住所、連絡先、勤務先の情報など）、医師・歯科医師免許証の写し、同意および署名の記録
- ご注文、配送、ご請求に関する情報：ご注文内容、配送先、請求先、お支払いの状況
- メールの内容：差出人・宛先、件名、日時、本文、添付ファイル（画像・PDF）と、そのファイル名・種類・サイズ
- 韓国の取引先からのメールと添付書類：運送状・インボイスなどに記載された情報（お名前、医療機関名、ご住所、製品名、数量、金額、追跡番号など）。添付書類に医師免許証や患者同意書が含まれる場合は、それらも含みます（患者同意書には、患者の氏名などの情報が含まれることがあります）
- 輸入確認の手続に関する通知・確認メール：輸入確認証の交付通知（交付日、追跡番号）、輸入確認システム（IMPCONF）のアカウント手続の確認用リンクと認証コード
本サイトには、お問い合わせフォームなど、情報を入力していただく機能はありません。
3. 利用目的
取得した個人情報は、次の目的で利用します。
- 医師・歯科医師の方であることの確認
- ご相談・お問い合わせへの対応
- ご依頼に基づく注文の取次ぎ、輸入手続に関する連絡、国際配送の手配
- ご請求およびお支払いの確認
- 法令に基づく手続への対応
- 制度の変更やご注文に関する重要なお知らせの連絡
- 韓国の取引先からの出荷案内メールと添付書類（運送状・インボイス）の読取り、追跡番号やインボイスの情報の抽出、ご注文との関連付け
- 輸入確認の交付通知メールの読取りと、交付日・追跡番号の記録
- ご依頼に基づく輸入確認の申請手続に必要な書類（インボイス・運送状のPDF。添付されている場合は、医師免許証・患者同意書のPDFを含みます）の取り出しと、申請用の書類一式の取りまとめ
- 輸入確認のアカウント手続（登録・ログイン）のための、確認メールのリンクと認証コードの読取り（認証コードは保存しません）
- 物流事業者（FedEx）への、通関に関する依頼メール（保留・引渡しの依頼）の送信。送信済みかどうかは、送信済みメールを検索して確認します（この確認では該当メールの有無だけを使い、内容は読みません）
- 取引先へのご請求書メールと、当社自身への業務通知メールの送信
- ご注文メールの画面表示と、ご注文内容の下書きづくり
- 処理済みメールへのラベル付けと既読化
- 社内の業務タスクのGoogleカレンダーへの予定登録と、タスクの完了・取消しの反映
- 書類の画像・PDFや文章からの情報の読取り・抽出と、業務処理の補助（AIサービスを利用します。第6項をご覧ください）
取得した個人情報は、法令に定める場合を除き、上記の目的の範囲内で利用します。
メールの検索は、件名のキーワードや差出人で行うため、関係のないメールが検索結果に含まれることがあります。そのようなメールは、対象の業務メールかどうかを見分けるため、または当社が画面で確認するためだけに使います。
これらの処理には、当社が設定した定期実行や自動送信の設定に基づき、人の操作なしに行われるものがあります。
4. 保存場所と保管期間
取得した情報は、次の場所に保存します。
- 当社が管理する社内環境（当社の業務用端末で動く社内の業務システムのデータベースとファイル）
- 登録用リンクの画面から送信いただいた情報の受付に使うクラウドサービス（Cloudflare）
- 書類の保管に使うクラウドストレージ（Googleドライブ、Apple iCloud Drive。第5項をご覧ください）
保存する情報は、次のとおりです。
- メールの識別番号（メッセージIDなど）、件名、添付ファイルのファイル名とハッシュ値、処理状態と処理記録（メール処理の結果を一時的に保存するキャッシュを含みます）
- メールや添付書類から抽出した情報（追跡番号、インボイス番号、交付日、品目・数量・金額、送り先の医療機関名・医師名・ご住所など、書類に記載された情報）
- 業務に必要な添付ファイル（運送状・インボイスのPDF。添付されている場合は、医師免許証・患者同意書のPDF）の写し
- 登録用リンクの画面から送信いただいた情報（医師・歯科医師免許証の写し、署名の記録を含みます）
- 輸入確認のアカウント手続のためにメールで受け取った確認用リンク
- 当社が送信したメールの記録（宛先、件名、本文、送信IDなど）
- Googleカレンダーに登録した予定の記録（予定ID、登録した予定の内容、Googleから返された予定のデータ）
- 動作ログ（追跡番号、メールの宛先、メールの検索条件などが含まれることがあります）
当社が保存する業務記録・登録情報・書類の写しについて、統一した保管期間は定めておらず、これらを一律に自動削除する仕組みはありません。保存した情報は、業務、取引・会計の記録、法令上の義務、セキュリティと監査のために必要な間、保持します。
削除のご依頼は、第8項のお問い合わせ窓口で受け付けます。ただし、法令などにより保持が必要な情報は、その期間保持します。
5. 外部サービスでの処理と第三者への提供
当社は、業務に必要な範囲で、次のとおり情報を外部に送信し、または外部のサービスで処理します。
Gmailなど、Googleのサービスを通じて受け取った情報は、販売せず、広告（ターゲティング広告を含みます）にも利用しません。
- Google（Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ）：メールの検索・読取り・ラベル付け・送信などのメールボックスの操作、カレンダーの予定の作成・取得・変更、書類の保管
- Google Cloud Vertex AI：添付ファイル（運送状・インボイスのPDF、ご注文メールの画像）からの情報の読取り・抽出。これらの書類には、お名前、医療機関名、ご住所、製品名、数量、金額、追跡番号などが含まれることがあります。また、Gmailから得た情報をもとにした業務記録の一部（追跡番号、交付日、処理状態など。取引先名は仮の識別子に置き換えます）が、社内のAIアシスタント機能で処理されることがあります
- OpenAI API（当社が管理するOpenAIの組織・プロジェクト）：当社がOpenAIで処理するよう設定した機能に限り、書類からの情報の読取り・抽出と業務処理の補助のために、第6項に記載の情報が送信され、処理されることがあります。どの機能をどちらのAIサービス（Google Cloud Vertex AIまたはOpenAI）で処理するかは当社の設定によるもので、機能ごとに異なることがあります
- 韓国の取引先：ご注文を取り次ぐため、ご注文内容と、医師のお名前、医療機関名、ご住所、連絡先など注文書に記載する情報を、韓国の取引先に伝えます
- 物流事業者（FedEx）：通関に関する依頼メールに追跡番号を記載します。引渡しの依頼では、輸入確認証のPDFを添付します
- 厚生労働省の輸入確認システム（IMPCONF）：輸入確認の申請の際に、インボイス・運送状のPDFと、必要な場合は医師免許証・患者同意書のPDFを提出します。患者同意書には、患者の氏名などの情報が含まれることがあります。また、ご依頼に基づくアカウントの登録・管理のために、ご登録いただいた情報の一部（お名前、ご住所、連絡先など）を入力します
- Cloudflare：登録用リンクの画面から送信いただいた情報（医師・歯科医師免許証の写し、署名の記録を含みます）の受付と保存
- Apple iCloud Drive：申請用の一括ファイル（上記のPDF。医師免許証・患者同意書のPDFを含むことがあります）の写しを、当社が利用するクラウドストレージのフォルダに保存することがあります
- 当社が業務に利用するAIアシスタントサービス：当社の指示により、当社の管理のもとで、社内の業務システムの機能の提供・保守とエラーの調査のために、社内の業務システムを通じて参照できるメールボックスの内容や保存した情報の一部が処理されることがあります
- 法令に基づく場合：法令に基づき開示が求められた場合
6. AI・機械学習モデルについて
書類の画像・PDFや文章からの情報の読取り・抽出と、業務処理の補助のために、AIサービス（Google Cloud Vertex AI、OpenAI）を利用します。当社がOpenAIで処理するよう設定した機能では、次の情報が送信され、処理されることがあります。
OpenAIで処理することがある情報
- 書類の画像・PDF：注文書のスクリーンショット・FAX・PDFとご注文メールの画像（医療機関名、医師名、ご住所、製品名、数量など）、医師免許証の画像（お名前、免許番号など）、運送状・インボイスのPDF（お名前、医療機関名、ご住所、製品名、数量、金額、追跡番号など）
- 文章：取引先の登録時に英語表記を補うための医療機関名・医師名・ご住所、貼り付けたご注文の文章やご注文メールの本文、銀行振込のメモと照合の候補（医師名、医療機関名、法人名、市区町村）、返信の下書きを作るための取引先からの問い合わせの文章
- 社内のAIアシスタントと業務の点検：アシスタントへの質問と取引先・ご注文に関する検索結果、Gmailから得た情報をもとにした業務記録の一部（追跡番号、交付日、処理状態など）、内容を伏せた請求・契約の要約、集計した指標
OpenAIでの扱い
- 学習への利用：OpenAIのAPIに送ったデータは、当社が明示的に同意（オプトイン）しない限り、OpenAIのモデルの学習には使われません
- 保持：当社のシステムは、OpenAIへのリクエストに
store:falseを指定します。ただし、store:falseはゼロデータ保持（ZDR）とは別のもので、OpenAIのプロンプトキャッシュ（同じ内容の再処理を速めるための一時的な保持）とも別の仕組みです。OpenAIは、標準の設定では、不正利用の監視のためにAPIのリクエストと応答を最長30日間保持することがあります（法令やセキュリティ上の理由によるものなど、OpenAIが示す例外があります） - 約束しないこと：当社は、OpenAIでのゼロデータ保持、および日本国内だけでの処理・保管を約束しません
当社は、Google Workspace API（Gmail APIとGoogle Calendar APIを含みます）から取得したデータを、個人向けに最適化されていない（汎用的な）AI・機械学習モデルの開発、性能の向上または訓練のために利用しません。上記の外部AIサービスでの処理は、社内の業務システムの機能（書類からの情報の読取り・抽出と業務処理）の提供・保守と、エラーの調査のためだけに行います。
7. アクセスできる者と安全管理
当社が管理するメールボックスとカレンダーの内容を閲覧するのは、当社の業務担当者に限ります。また、第5項のとおり、当社の管理下にあるAIアシスタントサービスが情報を処理することがあります。社内の業務システムは一般に公開しておらず、当社が管理する非公開のネットワークからのみ利用できます。ご請求書のメールと当社宛ての通知メールの送信前には、送信元が当社のアカウントであることを確認します。
この記載は、特定の技術的な保護措置を常に保証するものではありません。
8. 個人情報に関するお問い合わせ窓口
当社の個人情報に関するお問い合わせは、下記のメールアドレスで受け付けています。
当社の保有個人データに関する法令所定の公表事項については、下記窓口へのお求めに応じ、遅滞なく回答します。
保有個人データの開示・訂正・利用停止等のお求めも、下記のメールアドレスで受け付けています。お求めを受け付けた際は、ご本人であることを確認してから回答します。
9. Cookie・アクセスログ
本サイトには、当社によるアクセス解析用の計測タグを設置していません。
本サイトのページには、Cookieを設定するための記述を含めていません。
オープニング表示を同じタブで繰り返さないため、ブラウザのセッションストレージに個人を識別しない記録を1件保存します（通常、タブを閉じると消去されます）。
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10. 外部サービスへのリンク
本サイトには、LINEなど外部サービスへのリンクがあります。リンク先での個人情報の扱いは、各サービスの定めに従います。
11. 改定
当社の業務や個人情報の取扱いが変わった場合は、本ポリシーを改定し、このページに掲載します。
本ポリシーの内容は、必要に応じて改定することがあります。改定した場合は、最終更新日を更新します。